Tel-Aide Montréal recrute un·e consultant·e pour la coordination de son événement annuel
Tel-Aide Montréal est actuellement à la recherche d’un·e consultant·e externe en coordination événementielle pour accompagner l’organisation dans la planification et la réalisation de son événement-bénéfice annuel, le TAM-TAM DON.
Depuis 1971, Tel-Aide Montréal offre un service d’écoute gratuit, confidentiel et anonyme, accessible en français et en anglais. Chaque année, son événement phare contribue de manière significative à soutenir cette mission essentielle, tout en rassemblant la communauté autour de la promotion du bien-être mental par l’écoute.
Un mandat clé au cœur de notre mission
Le ou la consultant·e sélectionné·e jouera un rôle central dans la coordination globale de l’événement. En étroite collaboration avec l’équipe interne, cette personne sera responsable de la planification, de la logistique, des relations avec les fournisseurs, ainsi que du bon déroulement de la soirée. Le mandat peut être réalisé en grande partie à distance, à l’exception de certaines activités nécessitant une présence sur place, telles que l’événement lui-même, des visites de salles ou d’autres occasions ponctuelles au besoin.
Ce mandat représente une occasion unique de mettre à profit son expertise en événementiel dans un contexte porteur de sens, au sein d’un organisme engagé dans la santé mentale et le soutien humain.
Le ou la prestataire aura la responsabilité de planifier, coordonner et réaliser l’événement annuel de Tel-Aide Montréal, incluant notamment :
Planification générale
- Élaborer l’échéancier, le déroulement et le plan de salle de l’événement
- Assurer la coordination générale de la préparation
- Participer à la planification logistique avec la direction générale et la coordination des communications et de la philanthropie
Logistique et fournisseurs
- Rechercher et réserver la salle
- Coordonner les fournisseurs (traiteur, audiovisuel, animation, matériel, etc.)
- Préparer le matériel requis pour l’événement
- Assurer le suivi des devis, des dépenses et du budget
- Coordonner les besoins en nourriture, boissons et matériel
Participant·e·s, invité·e·s et partenaires
- Coordonner la billetterie et le suivi des ventes
- Assurer les communications organisationnelles avec les invité·e·s
- Gérer les listes de présence et les confirmations
- Coordonner la visibilité des partenaires en collaboration avec l’équipe interne
Activités de financement
- Assurer la coordination logistique de l’encan (sollicitation, réception, inventaire, plateforme numérique, suivi)
- Organiser les éléments matériels liés à la collecte de fonds
- Soutenir la mise en œuvre des activités de financement
Prix Bien-Être Janette Bertrand
- Rechercher et mettre à jour les organismes à solliciter
- Coordonner les démarches de sollicitation
- Gérer le processus de mise en candidature et valider l’éligibilité
- Soutenir l’équipe interne dans ce volet
Coordination le jour de l’événement
- Être présent·e sur place
- Coordonner les fournisseurs et intervenant·e·s
- Gérer les imprévus
- Soutenir l’équipe interne
👤 Profil recherché
Nous recherchons une personne autonome, organisée et proactive, possédant une expérience pertinente en coordination d’événements, idéalement dans le milieu communautaire ou philanthropique. Une bonne maîtrise du français et de l’anglais est également requise.
📅 Informations clés
- Période du mandat : avril à la mi-novembre
- Charge de travail estimée : environ 400 heures
- Budget : jusqu’à 20 000 $
📩 Postulez dès maintenant
Les personnes intéressées sont invitées à soumettre leur candidature (CV et lettre de présentation ou offre de service) par courriel à : directiongenerale@telaide.org