Tel-Aide Montréal (TAM) s’engage à protéger les renseignements personnels qui lui sont confiés par ses donateurs et bénévoles. Nous gérons vos renseignements personnels conformément aux lois provinciales et fédérales, telles que la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (LPRPSP) au Québec et la Loi canadienne sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (PIPEDA). Cette politique énonce les principes et pratiques que nous suivons pour protéger vos renseignements personnels.

Cette politique s’applique à Tel-Aide Montréal et à toute personne fournissant des services en notre nom. Une copie de cette politique est fournie à tout donateur ou bénévole qui en fait la demande.

Qu’est-ce que l’information personnelle?

Les renseignements personnels désignent des informations sur une personne identifiable. Cela inclut le nom d’une personne, son adresse domicile, son numéro de téléphone, son âge, son sexe, son état civil ou familial, un numéro d’identification, des informations financières, un historique éducatif, etc.

Quels renseignements personnels collectons-nous?

Nous ne recueillons que les renseignements personnels dont nous avons besoin aux fins de la prestation de services à nos donateurs et bénévoles, y compris les renseignements personnels nécessaires pour :

• recevoir la donation du donateur et fournir un reçu fiscal;
• inscrire un bénévole.

Nous recueillons généralement les renseignements personnels directement auprès de nos donateurs ou bénévoles. Nous pouvons recueillir vos informations auprès d’autres personnes avec votre consentement ou selon ce que permet la loi. Nous informons nos donateurs et bénévoles, avant ou au moment de la collecte des renseignements personnels, des fins auxquelles nous recueillons ces informations. La seule fois où nous ne fournissons pas cette notification est lorsque le donateur ou le bénévole fournit des informations pour une fin évidente (par exemple, en entrant un numéro de carte de crédit pour un don lorsque les informations seront utilisées uniquement pour le traitement du paiement).

Consentement

Nous demandons le consentement pour recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels de donateurs ou de bénévoles, sauf dans des circonstances particulières où la collecte, l’utilisation ou la divulgation sans consentement est autorisée ou requise par la loi. Nous pouvons présumer votre consentement dans les cas où vous fournissez des informations pour une fin évidente.

Nous présumons votre consentement pour continuer d’utiliser et, le cas échéant, de divulguer des renseignements personnels que nous avons déjà recueillis, aux fins pour lesquelles les informations ont été recueillies.

Nous demandons votre consentement explicite pour certaines fins et il se peut que nous ne puissions pas fournir certains services si vous refusez de consentir à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de certains renseignements personnels. Lorsqu’un consentement explicite est nécessaire, nous demandons normalement aux donateurs ou aux bénévoles de fournir leur consentement verbalement (en personne ou par téléphone) ou par écrit (en signant un formulaire de consentement).

Un donateur ou un bénévole peut retirer son consentement à l’utilisation et à la divulgation de renseignements personnels à tout moment, sauf si les renseignements personnels sont nécessaires pour que nous puissions remplir nos obligations légales. Nous respecterons votre décision, mais nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir certains services si nous n’avons pas les renseignements personnels nécessaires.

Nous pouvons recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels de donateurs ou de bénévoles sans leur consentement, seulement si cela est autorisé par la loi. Par exemple, nous pouvons ne pas demander de consentement lorsque la collecte, l’utilisation ou la divulgation vise à déterminer l’admissibilité à un honneur ou une récompense, ou en cas d’urgence mettant en jeu la vie, la santé ou la sécurité.

Comment utilisons-nous et divulguons-nous les renseignements personnels?

Nous utilisons et divulguons des renseignements personnels de donateurs et de bénévoles uniquement aux fins pour lesquelles les informations ont été recueillies, sauf si cela est autorisé par la loi. Par exemple, nous pouvons utiliser les coordonnées pour envoyer un reçu fiscal à un donateur ou une carte de Noël à nos bénévoles.

Si nous souhaitons utiliser ou divulguer vos renseignements personnels à des fins commerciales nouvelles, nous demanderons votre consentement. Nous pourrions ne pas chercher de consentement si la loi le permet (par exemple, la loi permet aux organisations d’utiliser des renseignements personnels sans consentement dans le but de recouvrer une dette).

Qu’est-ce que l’information personnelle des employés?

L’information personnelle des employés est l’information personnelle concernant un employé ou un bénévole qui est collectée, utilisée ou divulguée uniquement aux fins de l’établissement, de la gestion ou de la cessation d’une relation d’emploi ou de bénévolat. L’information personnelle des employés peut, dans certaines circonstances, inclure une évaluation de la performance, l’adresse de la personne, etc.

Nous pouvons recueillir, utiliser et divulguer votre information personnelle d’employé sans votre consentement, uniquement aux fins de l’établissement, de la gestion ou de la cessation de la relation d’emploi ou de bénévolat. Nous fournirons aux employés actuels et aux bénévoles un préavis sur les informations que nous collectons, utilisons ou divulguons et sur les raisons de le faire.

Quelle information personnelle des employés recueillons-nous, utilisons-nous et divulguons-nous?

Nous recueillons, utilisons et divulguons l’information personnelle des employés pour atteindre les objectifs suivants :

• Déterminer l’admissibilité à l’emploi ou au bénévolat, y compris la vérification des qualifications et des références;
• Établir des besoins en formation et développement;
• Évaluer la performance et gérer les problèmes de performance s’il y a lieu;
• Administrer la rémunération et les avantages sociaux (uniquement pour les employés rémunérés);
• Traiter les réclamations liées au travail des employés (par exemple, prestations, indemnisation des travailleurs, réclamations d’assurance) (uniquement pour les employés rémunérés);
• Se conformer aux exigences des organismes de financement (par exemple, les subventions);
• Se conformer aux lois applicables (par exemple, la Loi de l’impôt sur le revenu du Canada, la Loi sur les normes du travail du Québec)

Nous ne recueillons, utilisons et divulguons que la quantité et le type d’information personnelle des employés qui sont raisonnables pour atteindre les objectifs mentionnés ci-dessus. Voici une liste d’informations personnelles des employés que nous pourrions collecter, utiliser et divulguer pour atteindre ces objectifs :

• Informations de contact telles que votre nom, adresse domicile, numéro de téléphone;
• Antécédents judiciaires;
• Informations sur l’emploi ou le bénévolat, telles que votre curriculum vitae (y compris l’historique éducatif, l’historique de travail et les références), des informations de référence et des notes d’entretien, des lettres d’offre et d’acceptation de l’emploi, des formulaires de reconnaissance des politiques, des informations de vérification des antécédents, des évaluations de la performance au travail, des contacts en cas d’urgence, etc.
• Informations sur les avantages sociaux, telles que les formulaires relatifs aux demandes ou aux modifications des avantages de santé et d’assurance, y compris les soins médicaux et dentaires, l’assurance vie, l’invalidité à court et à long terme, etc. (uniquement pour les employés rémunérés);
• Informations financières, telles que les informations sur le dépôt de chèques de paie et les informations fiscales, y compris les numéros d’assurance sociale (uniquement pour les employés rémunérés);
• Autres informations personnelles requises aux fins de notre relation d’emploi ou de bénévolat.

Nous informerons nos employés et bénévoles de toute nouvelle fin pour laquelle nous collecterons, utiliserons ou divulguerons des informations personnelles des employés, ou nous obtiendrons votre consentement, avant ou au moment de la collecte de l’information. Nous obtiendrons votre consentement pour collecter, utiliser et divulguer vos renseignements personnels à des fins non liées à la relation d’emploi ou de bénévolat (par exemple, vous fournir des informations sur notre programme de charité en milieu de travail).

Quelles informations fournissons-nous pour les références professionnelles?

Dans certains cas, après la fin de votre relation d’emploi ou de bénévolat avec nous, d’autres organisations peuvent nous contacter pour obtenir une référence à votre sujet. Notre politique est de ne pas divulguer d’informations personnelles sur nos employés et bénévoles aux autres organisations qui demandent des références sans consentement. Les informations personnelles que nous fournissons généralement dans une référence comprennent :

• Confirmation qu’une personne était employée ou bénévole, y compris le poste et la période de travail ou de bénévolat;
• Informations générales sur les tâches professionnelles d’une personne et sur la capacité de l’employé ou du bénévole à accomplir ces tâches et à réussir dans la relation d’emploi ou de bénévolat.

Comment protégeons-nous les renseignements personnels?

Nous faisons tout effort raisonnable pour nous assurer que les renseignements personnels sont exacts et complets. Nous comptons sur les individus pour nous informer en cas de changement de leurs renseignements personnels qui pourraient affecter leur relation avec notre organisation. Si vous constatez une erreur dans les informations que nous avons à votre sujet, veuillez nous en informer et nous la corrigerons sur demande dans la mesure du possible. Dans certains cas, nous pouvons demander une demande écrite de correction. Nous protégeons les renseignements personnels de manière appropriée à la sensibilité de l’information. Nous faisons tout effort raisonnable pour éviter toute perte, mauvaise utilisation, divulgation ou modification des renseignements personnels, ainsi que tout accès non autorisé à ces renseignements.

Nous utilisons des mesures de sécurité appropriées lors de la destruction des renseignements personnels, y compris le déchiquetage des dossiers papier et la suppression permanente des dossiers électroniques. Nous conservons les renseignements personnels uniquement aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles les informations ont été collectées ou pour des raisons légales ou commerciales.

Accès aux dossiers contenant des renseignements personnels

Les individus ont le droit d’accéder à leurs propres renseignements personnels dans un dossier qui est sous la garde ou sous le contrôle de Tel-Aide Montréal, sous réserve de certaines exceptions. Par exemple, les organisations sont tenues de refuser de fournir l’accès à des informations qui révéleraient des renseignements personnels sur une autre personne.

Si nous refusons une demande en tout ou en partie, nous fournirons les raisons du refus. Dans certains cas où des exceptions à l’accès s’appliquent, nous pourrions retenir ces informations et vous fournir le reste du dossier. Vous pouvez faire une demande d’accès à vos renseignements personnels en écrivant à Haley Scott, adjointe aux opérations à communications@telaide.org. Vous devez fournir suffisamment d’informations dans votre demande pour nous permettre d’identifier les informations que vous cherchez.

Vous pouvez également demander des informations sur notre utilisation de vos renseignements personnels et toute divulgation de ces informations à des personnes extérieures à notre organisation. De plus, vous pouvez demander une correction d’une erreur ou d’une omission dans vos renseignements personnels.

Nous répondrons à votre demande dans les 45 jours civils, sauf prolongation. Nous pouvons facturer des frais raisonnables pour fournir des informations, mais pas pour apporter une correction. Nous ne facturons pas de frais lorsque la demande concerne des informations personnelles d’employés. Nous vous informerons des frais éventuels avant de commencer à traiter votre demande.

Questions et plaintes

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels par Tel-Aide Montréal, ou concernant une demande d’accès à vos propres renseignements personnels, veuillez contacter Haley Scott, adjointe aux opérations, à l’adresse communications@telaide.org.